Gestão financeira pelo email marketing? É mais do que possível
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Por: Ricardo Ramos
Publicado em: 21/11/2008
Diferentemente do que se imagina, email transacional não se aplica somente ao processo de vendas em lojas virtuais. Ele também pode ser usado como um instrumento otimizador dos processos de faturamento e cobrança das empresas, pois permite automatização de tarefas e mensuração de comportamentos.
Para que esse instrumento funcione, é preciso haver a integração de sistemas com o objetivo de viabilizar as transações dos emails e garantir resultados efetivos, também no departamento financeiro. Neste caso, é necessário destacar alguns itens que merecem prudência na implantação, entre eles, os cuidados no planejamento das tecnologias integradas, assim como as dificuldades que por ventura se apresentam durante a implementação e o monitoramento destes procedimentos.
Para exemplificar, tomo como referência um projeto de integração que envolveu os sistemas ERP SAP Business One, a plataforma de email marketing Virtual Target e sistemas legados, que teve como objetivo reduzir as margens de erro e melhorar o tempo de trabalho nos trâmites de faturamento e cobrança.
Para uma visão geral da integração, foi traçado um mapa cujo desenho descreve todas as etapas a serem seguidas nos processos de cobrança e, o mais interessante, via email marketing:
1) o envio de um email para cada cliente contendo nota fiscal e boleto bancário;
2) o envio de email aos clientes que não efetuaram o pagamento dentro de 5, 10 e 15 dias do vencimento;
3) a notificação do congelamento de serviço dos clientes que não efetuaram o pagamento após 15 dias do vencimento;
4) a notificação do descongelamento de serviço dos clientes que efetuaram o pagamento em atraso.
Com estes itens implementados, o sistema está preparado para documentar as informações de entrada e de saída. Porém, nesta etapa, é imprescindível ampliar a preocupação com a segurança e a integridade dos dados contidos no ERP (Enterprise Resource Planning), pois diversas aplicações externas se conectam em tempo real com o SAP Business One. Isto porque, não se pode correr o risco de uma aplicação externa falhar e alterar registros importantes para as regras de negócio.
A solução para garantir a segurança é implantar um middleware – aplicação intermediária entre o SAP Business One e aplicações externas. O middleware cria uma barreira, como um firewall, que bloqueia a comunicação entre estas tecnologias, concentra todas as funcionalidades de integração (os serviços), e ainda se comunica com aplicações externas através do protocolo universal SOAP (Simple Object Access Protocol - protocolo básico utilizado para a troca de mensagens XML).
Na prática, o middleware funciona como um intérprete. As aplicações externas se autenticam e enviam suas requisições, obedecendo às especificações contidas no WSDL (Web Services Description Language), que é a documentação dos serviços SOAP. Uma vez recebida a requisição, o middleware se comunica com o SAP Business One e devolve o resultado para uma determinada aplicação.
Nestes processos, a plataforma de envio de email marketing é um agente extremamente agregador. O WebService SOAP, oferecido pela Virtual Target, dispõe de métodos que somente podem ser acessados por usuários previamente autorizados, e contém as mesmas regras de negócio encontradas no painel de controle da plataforma, que oferece total integridade dos dados e segurança ao desenvolvedor.
Como benefício, o projeto substitui o trabalho manual e os riscos neles envolvidos por processos automatizados. Imediatamente, após a geração do faturamento no SAP Business One, a plataforma de email marketing envia os emails para os destinatários definidos (responsável pela contratação, departamento de cobrança e responsável pelo atendimento ao cliente). A cobrança passa a ser mais gerencial do que operacional.
Outro grande benefício do email transacional é o seu poder de mensuração. A plataforma tem recursos para medir as entregas, as aberturas e os cliques no email. Diante desta estatística, a empresa pode identificar se o cliente não efetuou o pagamento porque não recebeu o email de cobrança, e neste caso permite estabelecer contato antes do prazo de vencimento. Também é possível saber se o cliente é um provável inadimplente, porque clicou no email, mas o ignorou.
Quando um histórico de interação com os emails é integrado ao SAP – como neste caso que está disponível no WebService –, os funcionários deste departamento não precisam ter acesso à plataforma de email marketing. O histórico dos contatos é transportado para o SAP Business One, criando um ambiente de trabalho único e integrado em tempo real.
Se você enxerga uma oportunidade para otimizar seus processos com o uso do email transacional não se esqueça, planejamento, implantação e monitoramento são peças fundamentais para o sucesso de seu trabalho.
Para que esse instrumento funcione, é preciso haver a integração de sistemas com o objetivo de viabilizar as transações dos emails e garantir resultados efetivos, também no departamento financeiro. Neste caso, é necessário destacar alguns itens que merecem prudência na implantação, entre eles, os cuidados no planejamento das tecnologias integradas, assim como as dificuldades que por ventura se apresentam durante a implementação e o monitoramento destes procedimentos.
Para exemplificar, tomo como referência um projeto de integração que envolveu os sistemas ERP SAP Business One, a plataforma de email marketing Virtual Target e sistemas legados, que teve como objetivo reduzir as margens de erro e melhorar o tempo de trabalho nos trâmites de faturamento e cobrança.
Para uma visão geral da integração, foi traçado um mapa cujo desenho descreve todas as etapas a serem seguidas nos processos de cobrança e, o mais interessante, via email marketing:
1) o envio de um email para cada cliente contendo nota fiscal e boleto bancário;
2) o envio de email aos clientes que não efetuaram o pagamento dentro de 5, 10 e 15 dias do vencimento;
3) a notificação do congelamento de serviço dos clientes que não efetuaram o pagamento após 15 dias do vencimento;
4) a notificação do descongelamento de serviço dos clientes que efetuaram o pagamento em atraso.
Com estes itens implementados, o sistema está preparado para documentar as informações de entrada e de saída. Porém, nesta etapa, é imprescindível ampliar a preocupação com a segurança e a integridade dos dados contidos no ERP (Enterprise Resource Planning), pois diversas aplicações externas se conectam em tempo real com o SAP Business One. Isto porque, não se pode correr o risco de uma aplicação externa falhar e alterar registros importantes para as regras de negócio.
A solução para garantir a segurança é implantar um middleware – aplicação intermediária entre o SAP Business One e aplicações externas. O middleware cria uma barreira, como um firewall, que bloqueia a comunicação entre estas tecnologias, concentra todas as funcionalidades de integração (os serviços), e ainda se comunica com aplicações externas através do protocolo universal SOAP (Simple Object Access Protocol - protocolo básico utilizado para a troca de mensagens XML).
Na prática, o middleware funciona como um intérprete. As aplicações externas se autenticam e enviam suas requisições, obedecendo às especificações contidas no WSDL (Web Services Description Language), que é a documentação dos serviços SOAP. Uma vez recebida a requisição, o middleware se comunica com o SAP Business One e devolve o resultado para uma determinada aplicação.
Nestes processos, a plataforma de envio de email marketing é um agente extremamente agregador. O WebService SOAP, oferecido pela Virtual Target, dispõe de métodos que somente podem ser acessados por usuários previamente autorizados, e contém as mesmas regras de negócio encontradas no painel de controle da plataforma, que oferece total integridade dos dados e segurança ao desenvolvedor.
Como benefício, o projeto substitui o trabalho manual e os riscos neles envolvidos por processos automatizados. Imediatamente, após a geração do faturamento no SAP Business One, a plataforma de email marketing envia os emails para os destinatários definidos (responsável pela contratação, departamento de cobrança e responsável pelo atendimento ao cliente). A cobrança passa a ser mais gerencial do que operacional.
Outro grande benefício do email transacional é o seu poder de mensuração. A plataforma tem recursos para medir as entregas, as aberturas e os cliques no email. Diante desta estatística, a empresa pode identificar se o cliente não efetuou o pagamento porque não recebeu o email de cobrança, e neste caso permite estabelecer contato antes do prazo de vencimento. Também é possível saber se o cliente é um provável inadimplente, porque clicou no email, mas o ignorou.
Quando um histórico de interação com os emails é integrado ao SAP – como neste caso que está disponível no WebService –, os funcionários deste departamento não precisam ter acesso à plataforma de email marketing. O histórico dos contatos é transportado para o SAP Business One, criando um ambiente de trabalho único e integrado em tempo real.
Se você enxerga uma oportunidade para otimizar seus processos com o uso do email transacional não se esqueça, planejamento, implantação e monitoramento são peças fundamentais para o sucesso de seu trabalho.
Sobre o autor
- Ricardo Ramos
- CIO da Virid Interatividade Digital
- ricardo@virid.com.br
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